Event Coordinator (freelance/part-time)

Vienna, Austria
Contracted
Fever Originals
Entry Level

Hallo, wir sind Fever!

Fever ist die weltweit führende technologiegestützte Plattform zur Entdeckung von Unterhaltungsangeboten mit einer klaren Mission: Inspiration durch Live-Unterhaltung.

Fever ist ein US-amerikanisches Unternehmen mit einem Team von über 1.000 Mitarbeitern, das derzeit in mehr als 80 Städten vertreten ist, mit Büros in vielen aufregenden Städten wie New York, Los Angeles, Chicago, London, Paris, Madrid, Barcelona oder Sydney, und das von führenden institutionellen Investoren wie Rakuten Capital, Accel und Atresmedia unterstützt wird.

Um dieses Ziel zu verfolgen, suchen wir Bar-Raiser, Menschen, die hart arbeiten, Spaß haben und mit uns Geschichte schreiben wollen.

Für diese Funktion suchen wir eine/n Koordinator/in (Freelance) für unsere Candlelight Konzerte in Wien!

Es handelt sich um eine Teilzeitfunktion (mit 10 Stunden pro Woche) und unsere Konzerte finden hauptsächlich am Wochenende statt.

 

Über Candlelight

Seit Juli 2019 produziert Fever Originals eine Reihe von Konzerten mit klassischer Musik bei "Kerzenschein", die an unentdeckten und intimsten Orten auf der ganzen Welt stattfinden. Zu den Städten gehören: Frankreich (Paris, Toulouse, Lyon), Spanien (Madrid, Barcelona, Sevilla, Valencia), Portugal (Lissabon und Porto), die Vereinigten Staaten (Los Angeles, New York und Chicago), und viele mehr! 

 

Zu deinen Aufgaben gehören:

  • HauptansprechpartnerIn vor Ort bei den Candlelight-Konzerten für alle Stakeholders; direkte Kommunikation mit dem/der Fever Originals ProjektmanagerIn
  • Der/Die Koordinator/in repräsentiert das Unternehmen Fever und die Marke Candlelight vor, während und nach den Konzerten (in Gegenwart der Gäste, MusikerInnen, Venues, Transportunternehmen etc.). Der/Die Koordinator/in trägt entsprechend die Verantwortung für Qualität und Professionalität der Marke Candlelight in der jeweiligen Stadt.
  • Reibungslose Abwicklung der Veranstaltung (von Lieferung des Inventars, Aufbau, Durchführung, Laden der Batterien während der Vorstellung und Abbau). Der/Die Koordinator/in arbeitet als Staff-Mitglied mit und dient als Vorbild für die restlichen MitarbeiterInnen.
  • Sicherstellen, dass alle MitarbeiterInnen in ihren Aufgaben geschult sind:
    • Beim Auf- und Abbau des Sets
    • Bei der Ticketkontrolle
    • Bei der Platzzuweisung der Gäste
    • Bei der Gewährleistung, dass alle MitarbeiterInnen ein gründliches COVID-19-Sicherheitstraining absolvieren und den vorgegebenen Maßnahmen folgen

…während sie die Marke Fever und Candlelight repräsentieren

  • Vollständige Einsicht in den Dienstplan des Personals; Festlegung des Zeitplans; Kommunikation mit der Personalagentur über eventuelle Terminverschiebungen von Veranstaltungen. Die Planung wird im zweiten Schritt vom Fever Originals Team vor der Buchung bestätigt.
  • Verwalten des Candlelight-Inventars
  • Verwalten der Gästeliste für alle Veranstaltungen
  • Vorbereiten der Informationsbanner vor Ort und der hinterlegten Dateien (Konzertprogramm)
  • Begrüßung und Verabschiedung der Gäste vor und nach den Konzerten auf der Bühne
  • Regelmäßige und verlässliche Berichterstattung an den/die Fever Originals ProjektmanagerIn über den Status jeder Veranstaltung, einschließlich der Rückmeldungen vor und nach den Veranstaltungen
  • Gelegentliche Unterstützung bei der Durchführung von Besichtigungen sowie Bewertung potenzieller, neuer Veranstaltungsorte
  • Gelegentliche administrative Aufgaben vor Ort 
  • RepräsentantIn der Marke Fever und Candlelight durch professionelle Kommunikation und effizientes Management; HauptvertreterIn des Kundenservices bei jeder Veranstaltung
  • Teil eines aufregenden und schnell wachsenden Unternehmens zu sein mit der Möglichkeit, Candlelight und weitere Fever Originals Events in anderen Bereichen zu managen

 

Erforderliche Fähigkeiten

  • Du bist ortsansässig oder lebst in Wien
  • Ausgezeichnete Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten
  • Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse 
  • Gute Public Speaking-Fähigkeiten
  • Sehr gutes Zeitmanagement
  • Erfahrung in der Koordination von Veranstaltungen, vorzugsweise im Konzertbereich
  • Hands-On Mentalität mit Problemlösungsfähigkeiten um flexibel auf zeitkritische Herausforderungen zu reagieren
  • Kooperationsbereitschaft und Motivation für alle erforderlichen Aufgaben im Rahmen der Candlelight-Konzerte
  • Führungsqualitäten und Erfahrung in der Leitung kleiner Teams
  • Vorherige Erfahrungen in der Kommunikation mit Veranstaltungsorten und KünstlerInnen sind von Vorteil
  • Ein akademischer Hintergrund sowie Kenntnisse über klassische Musik sind ein Plus
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